Rückblick auf 2025. Warum Firmen mit hohem Personalkostenanteil einen Preiskampf nicht durchhalten.

Was sich 2025 verschoben hat

Dezember 2025. Die Zahl der Unternehmensinsolvenzen in Deutschland steigt seit 2023 und auch 2025 lag sie über dem Vorjahr. Im November meldete das Statistische Bundesamt 5,7 Prozent mehr beantragte Regelinsolvenzen als im November 2024. Die Löhne stiegen weiter, Fachkräfte blieben knapp.

Gleichzeitig wurde es in diesem Jahr deutlich günstiger, Routinearbeit von Programmen erledigen zu lassen. Text lesen, einordnen, in ein anderes System übertragen. Das war 2023 noch ein Experiment für die Marketingabteilung. 2025 wurde es zum normalen Werkzeug.

Diese beiden Bewegungen zusammen haben etwas verändert. Effizienz war lange ein Vorteil. Für Firmen mit dünner Marge wurde sie 2025 zur Bedingung. Ich nenne das den großen Filter. Der Begriff ist meiner und nicht aus einer Studie. Er beschreibt, dass die Frage nicht mehr lautet, ob du automatisierst, sondern ob dein Wettbewerber es vor dir tut.

Warum die Kostenstruktur den Preiskampf entscheidet

Ein Rechenbeispiel. Es ist konstruiert und vereinfacht, zeigt aber den Mechanismus. Zwei Firmen, beide mit 10 Millionen Euro Umsatz im Jahr.

Posten	Firma A	Firma B
Personalkosten	6,0 Mio. Euro (60 Prozent)	4,0 Mio. Euro (40 Prozent)
Technik und Automatisierung	0	0,5 Mio. Euro (5 Prozent)
Sonstige Kosten	3,5 Mio. Euro	3,5 Mio. Euro
Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibung	0,5 Mio. Euro (5 Prozent)	2,0 Mio. Euro (20 Prozent)

Firma B senkt ihre Preise um 10 Prozent, um Marktanteile zu gewinnen. Ihr Umsatz fällt auf 9 Millionen Euro, die Kosten bleiben bei 8 Millionen. Sie verdient noch 1 Million Euro, also rund 11 Prozent. Firma A geht mit. Ihr Umsatz fällt auf 9 Millionen, die Kosten bleiben bei 9,5 Millionen. Sie macht Verlust.

Firma A hat kein Technikproblem. Sie hat ein Problem mit der Kostenstruktur, das erst sichtbar wird, wenn jemand anderes die Preise setzt. Das Beispiel ist überzeichnet. Ob eine Firma ihren Personalkostenanteil von 60 auf 40 Prozent senken kann, hängt stark von der Branche ab. Ein Handwerksbetrieb kann das nicht. Ein Unternehmen, in dem ein großer Teil der Arbeit aus Datenübertragung, Sichtung und Weiterleitung besteht, kann es oft. Warum die Kosten für diese Art Arbeit so stark gefallen sind, steht im Artikel zur kognitiven Deflation.

Warum viele selbstgebaute Automatisierungen 2025 gescheitert sind

Ein Muster, das uns 2025 in Projekten immer wieder begegnet ist: Automatisierungen, die 2023 oder 2024 schnell mit einem Klickwerkzeug wie Zapier zusammengebaut wurden. Das funktionierte, solange die Abläufe einfach blieben. Mit jedem weiteren Schritt wurde das Gebilde fragiler.

Ein typischer Fall: Ein Anbieter ändert seine Schnittstelle und ein Ablauf bleibt stehen, ohne dass es jemand merkt. Ein Mitarbeiter löscht die Google-Tabelle, die als Datenbank diente. Die Bestellungen darin sind weg. Es gibt keine Versionierung, also keine Möglichkeit, einen früheren Stand wiederherzustellen. Es gibt keine Fehlerbehandlung, also keinen Plan für den Fall, dass ein Schritt scheitert. Und es gibt keine Überwachung, also niemanden, der den Stillstand sieht.

Wir nennen das Schatten-Automatisierung, in Anlehnung an Schatten-IT. Ein erheblicher Teil unserer Arbeit 2025 bestand darin, solche Abläufe durch Software zu ersetzen, die versioniert, überwacht und auf einem eigenen Server betrieben wird. Ein Werkzeug wie n8n auf eigener Umgebung ist dafür oft ein guter Anfang, wie die Anleitung zum eigenen n8n-Betrieb zeigt.

Der Merksatz für 2026 ist unspektakulär: Automatisierung ist Softwareentwicklung. Sie braucht dieselben Regeln. Wer sie wie ein Bastelprojekt behandelt, bekommt ein Bastelprojekt, das irgendwann im Monatsabschluss auffällt. Warum ein Chatbot ohne Anbindung dasselbe Problem in anderer Verpackung ist, steht in einem eigenen Artikel.

Wie sich die Rolle des Menschen verschiebt

Die zweite Verschiebung ist leiser, aber wichtiger. Bis 2024 sah Automatisierung mit KI meist so aus: Das Programm macht einen Vorschlag, ein Mensch klickt auf Freigeben. Der Mensch war Teil des Fließbands und das Fließband nicht schneller als er.

2025 hat sich das in vielen Projekten gedreht. Das Programm erledigt den Vorgang selbst und legt nur die Fälle vor, bei denen es sich nicht sicher ist. Der Mensch prüft Ausnahmen statt Regelfälle. Ein typischer Fall ist die Eingangsrechnung: Der Ablauf liest Absender, Betrag und Bestellnummer, gleicht sie mit der Bestellung ab und bucht. Nur wenn etwas nicht zusammenpasst, landet die Rechnung bei einem Menschen.

Der Hebel liegt nicht in der KI, sondern in der Schwelle. Wie viele Fälle ein Programm allein entscheiden darf, ist eine Entscheidung der Geschäftsführung und nicht des Modells. In Projekten beginnen wir mit einer niedrigen Schwelle und heben sie an, wenn die Protokolle zeigen, dass die Entscheidungen stimmen. Warum der Umsatz pro Kopf dabei die ehrlichere Kennzahl ist als die Zahl der Beschäftigten, steht im Artikel zu Umsatz pro Kopf.

Was der AI Act 2025 tatsächlich verlangt hat

Der AI Act, die EU-Verordnung für künstliche Intelligenz, ist seit August 2024 in Kraft und gilt gestaffelt. 2025 galten die ersten Pflichten: seit Februar die Verbote bestimmter Anwendungen und die Pflicht, dass Mitarbeiter, die KI einsetzen, dafür geschult sind. Seit August gelten die Regeln für Anbieter großer Basismodelle. Die meisten weiteren Pflichten folgen ab August 2026 und die EU-Kommission hat im November 2025 vorgeschlagen, einen Teil davon zu verschieben.

Für ein Unternehmen, das KI nur in internen Abläufen einsetzt, war 2025 also kein Jahr der Panik. Es war ein Jahr, in dem sich eine Frage gelohnt hat: Kann ich bei jeder automatischen Entscheidung nachvollziehen, warum sie so gefallen ist?

Wir haben uns früh dafür entschieden, Sprachmodelle nicht als Blackbox einzusetzen, sondern mit Quellenangabe. Das Programm antwortet auf Basis deiner Dokumente und nennt, woher die Antwort stammt. Findet es nichts, sagt es das, statt zu raten. Das ist kein Kunststück, sondern Architektur. Und es ist der Teil, der bei einer Prüfung zählt. Warum der Mensch trotzdem der häufigste Angriffsweg bleibt, steht im Artikel Die Firewall bin ich.

Was du für 2026 prüfen kannst

Drei Dinge, die sich ohne Berater und ohne Prognose prüfen lassen.

• Wie hoch ist dein Personalkostenanteil und welcher Teil davon entfällt auf das Übertragen, Sichten und Weiterleiten von Daten? Das ist der Teil, den ein Wettbewerber senken kann.
• Welche Automatisierungen laufen bei dir ohne Versionierung, ohne Fehlerbehandlung und ohne Überwachung? Jede davon ist ein stiller Ausfall, der noch nicht passiert ist. Warum alte Systeme zur Belastung werden, steht im Artikel Legacy ist Haftung.
• Welche Softwarelizenzen laufen 2026 aus und welche davon bezahlst du pro Kopf für Arbeit, die inzwischen ein Programm erledigt? Vor der Verlängerung lohnt ein Blick darauf, ob die Funktion über eine Schnittstelle erreichbar ist.

Wie stark dich das trifft, hängt von deinem Ausgangszustand ab. Ein Unternehmen mit 20 Prozent Marge hat Zeit. Eines mit 5 Prozent hat sie nicht. Wenn du wissen willst, wo bei dir der größte Hebel liegt, sprich mit uns.