Warum die monatliche SaaS-Gebühr die falsche Zahl ist und wann Eigenbau günstiger wird

Was du wirklich zahlst, steht nicht auf der Monatsrechnung

Öffne die Kreditkartenabrechnung deines Unternehmens und zähle die Software-Abos. CRM, Projektplanung, Buchhaltung, Newsletter, Auswertungen, Ticketsystem, Personalverwaltung, Dokumentenablage, digitale Unterschrift, Passwortverwaltung. Bei vielen Unternehmen mit 50 Leuten kennt niemand die Gesamtsumme, weil sie auf zehn oder mehr Rechnungen verteilt ist und jede einzelne harmlos aussieht.

Die Frage, die selten gestellt wird: Was kostet die Technik, auf der diese Software läuft?

Ein eigener Server bei Hetzner in Deutschland kostet nach Listenpreis einen niedrigen dreistelligen Eurobetrag im Monat. Ein vergleichbarer virtueller Server bei AWS liegt nach Listenpreis bei rund einem US-Dollar pro Stunde, also bei mehreren hundert Dollar im Monat. Beides ist weit entfernt von dem, was du für ein CRM mit 50 Nutzern zahlst.

Das ist kein Betrug. Der Preis eines Abos hat mit den Serverkosten wenig zu tun. Du zahlst für Entwicklung, Support, Vertrieb und Marge des Anbieters. Der Preis richtet sich nach dem, was die Software dir wert ist, nicht nach dem, was sie den Anbieter kostet. Genau deshalb solltest du prüfen, ob dieser Wert für dich stimmt.

Warum Mieten einmal die richtige Antwort war

Software-Abos haben sich zwischen 2005 und 2015 durchgesetzt, weil sie ein echtes Problem gelöst haben. Eigene Software war teuer zu bauen, teuer zu betreiben und teuer aktuell zu halten. Das Argument der Anbieter war richtig: Eine Plattform für tausend Kunden ist günstiger als tausend Einzelinstallationen.

Das Argument stand auf drei Annahmen:

1. Bauen ist teuer. Ein eigenes System brauchte ein Team über Monate. Die Investition rechnete sich erst nach Jahren.
2. Betreiben ist teuer. Server brauchten eigene Leute, die Updates einspielen, Backups prüfen und nachts erreichbar sind.
3. Aktuell halten ist teuer. Sicherheitsupdates, neue Funktionen und Anpassungen an Gesetze fraßen jedes Jahr einen Teil der ursprünglichen Baukosten.

Alle drei Annahmen haben sich seit 2022 verschoben, aber nicht aufgelöst. KI-Werkzeuge beim Programmieren beschleunigen die Standardteile eines Systems deutlich: Formulare, Datenbankanbindung, Schnittstellen zu anderen Programmen, Tests. Wie stark, hängt vom Projekt ab. Die schwierigen Teile bleiben schwierig. Fachlogik, die nur in den Köpfen deiner Leute steckt. Datenübernahme aus dem Altsystem. Rechte und Rollen. Betrieb und Wartung sind mit gemieteten Servern und Standardwerkzeugen einfacher geworden, brauchen aber weiterhin jemanden, der sich kümmert.

Die Abo-Preise sind in derselben Zeit nicht gefallen. Salesforce hat zum August 2025 die Listenpreise seiner Enterprise- und Unlimited-Ausgaben im Schnitt um sechs Prozent angehoben. Andere Anbieter haben ähnliche Schritte gemacht. Die Kosten der Anbieter sinken, deine Preise steigen. Das ist die Schere, um die es in diesem Artikel geht.

Die Dreijahresrechnung

Die meisten Vergleiche scheitern an der Methode. Eine Monatsgebühr wird gegen eine einmalige Bausumme gestellt. Das ist, als würdest du die Monatsmiete einer Wohnung mit dem Kaufpreis vergleichen und die Mietdauer weglassen.

Rechne stattdessen beide Seiten über drei Jahre. Drei Jahre sind lang genug, dass sich ein Eigenbau zeigen kann. Und kurz genug, dass die Annahmen noch halten.

Posten	Abo	Eigenbau
Lizenzen	Preis pro Nutzer mal Nutzer mal 36 Monate	entfällt
Preiserhöhungen	die Erhöhung der letzten zwei Jahre fortschreiben	entfällt
Wachstum	jeder neue Mitarbeiter braucht eine Lizenz	keine zusätzlichen Kosten
Bau	entfällt	einmalig, inklusive Datenübernahme
Server	im Preis enthalten	Miete pro Monat mal 36
Wartung	im Preis enthalten	Stunden pro Jahr mal Stundensatz mal drei
Anbindung an andere Systeme	oft nur im teureren Tarif	Teil des Baus
Ausstieg	Export, Umzug, Parallelbetrieb	Code und Daten gehören dir

Zwei Posten werden auf der Abo-Seite fast immer vergessen. Erstens die Anbindung: Wenn dein CRM mit deinem Warenwirtschaftssystem reden soll, brauchst du häufig den nächsthöheren Tarif oder ein weiteres Abo dazwischen. Zweitens der Ausstieg: Deine Daten aus einem System herauszubekommen, inklusive Historie und Anhängen, ist selten kostenlos und nie schnell.

Auf der Eigenbau-Seite wird die Wartung fast immer unterschätzt. Ein System, das niemand pflegt, ist nach zwei Jahren ein Sicherheitsrisiko. Rechne mit einem festen Budget pro Jahr, auch wenn gerade nichts kaputt ist.

Als grobe Orientierung aus unseren Projekten: Der Eigenbau lohnt sich, wenn die Bausumme unter der Abo-Summe von zwei bis drei Jahren liegt und das Werkzeug für dich zentral ist. Bei Randwerkzeugen, die drei Leute gelegentlich nutzen, lohnt er sich fast nie.

Die Kosten, die auf keiner Rechnung stehen

Die Monatsrechnung ist nur die Oberfläche. Darunter liegen Kosten, die im Preismodell der Anbieter eingebaut sind.

Lizenzen pro Nutzer. Dein Unternehmen wächst von 50 auf 80 Leute. Deine Softwarekosten wachsen mit, obwohl die Last auf den Servern kaum steigt. Der Preis pro Nutzer ist eine Abgabe auf dein Wachstum. Warum dieses Modell gerade unter Druck gerät, steht in Das Ende des Per-Seat-Modells.

Begrenzte Schnittstellen. Im Standardtarif darfst du nur eine begrenzte Zahl Anfragen pro Minute an die Schnittstelle schicken. Für unbegrenzte Anfragen brauchst du den Enterprise-Tarif. Die Anbindung an deine anderen Systeme wird so zum Aufpreis.

Export als Hürde. Ein vollständiger Export mit Beziehungen zwischen Datensätzen, Anhängen und Verlauf ist oft nur im teuersten Tarif oder über eine kostenpflichtige Schnittstelle möglich. Der Data Act verbessert deine Position beim Wechsel, aber er macht den Umzug nicht kostenlos.

Eigene Datenformate. Jedes Werkzeug speichert deine Daten in seinem eigenen Schema. Ein Wechsel zum Wettbewerber kostet Monate an Abstimmung und Anpassung. Die Anbieter wissen das und rechnen es in ihre Preiserhöhungen ein.

Speicherort der Daten. Deine Kundendaten liegen bei vielen Anbietern auf Servern außerhalb der EU oder bei einem US-Konzern mit EU-Rechenzentrum. Was das rechtlich bedeutet, hängt vom Einzelfall ab. Mit eigenen Servern in Deutschland stellt sich die Frage nicht. Mehr dazu in Wem die Cloud wirklich untersteht.

Funktionen, die du nicht brauchst. Du nutzt einen kleinen Teil der Funktionen und zahlst für alle. Jedes Quartal kommen neue dazu und begründen die nächste Preisrunde.

Was ein eigenes System bringt, außer Geld

Das Kostenargument ist das schwächste Argument für Eigenbau, weil es sich am leichtesten zerreden lässt. Drei andere sind wichtiger.

Deine Daten bleiben bei dir. Kundendaten, Prozessdaten, Verlauf. Alles liegt auf deinen Servern. Kein Anbieter ändert die Datenschutzbedingungen, keine Übernahme ändert den Speicherort. Und du darfst mit deinen Daten machen, was du willst, zum Beispiel eigene Auswertungen oder eigene KI-Modelle trainieren. Das ist bei vielen Abos vertraglich eingeschränkt.

Die Software folgt deinem Prozess. Bei einem Abo passt du deinen Prozess an die Software an. Dein Wettbewerber bekommt am selben Tag dieselbe Funktion. Ein eigenes System bildet ab, wie du tatsächlich arbeitest. Wie das ohne Abhängigkeit vom Dienstleister geht, steht in Automatisierung ohne Handschellen.

Code bleibt. Ein Abo verschwindet am Monatsende als Aufwand. Eigener Code bleibt und wird mit jeder Änderung besser. Ob du selbst erstellte Software in der Bilanz aktivieren kannst, klärst du mit deinem Steuerberater. Es ist möglich, aber an Bedingungen geknüpft.

Wann ein Abo trotzdem richtig ist

Abos sind nicht pauschal falsch. In vier Fällen bleiben sie die bessere Wahl.

Netzwerkeffekte. Slack funktioniert, weil deine Partner auch Slack nutzen. Für Werkzeuge, deren Wert vom Netzwerk außerhalb deines Unternehmens abhängt, ist Eigenbau sinnlos.

Gesetzesänderungen. Buchhaltungssoftware, die automatisch an neue Steuerregeln angepasst wird, hat einen echten Wartungsvorteil. Den holst du selbst nur mit dauerhaftem Aufwand ein.

Kurze Nutzung. Du brauchst ein Werkzeug für drei Monate während eines Umzugs. Bauen lohnt nicht. Mieten schon. Aber kurz heißt kurz, nicht “wir kündigen irgendwann”.

Niemand kümmert sich. Wenn es in deinem Unternehmen niemanden gibt, der ein eigenes System betreut oder betreuen lässt, ist das Abo die sicherere Wahl. Ein ungepflegtes System ist teurer als jedes Abo.

Für die zentralen Werkzeuge dagegen, also CRM, Ticketsystem, Auswertungen, Dokumentenablage und interne Abläufe, lohnt der Vergleich fast immer. Das hängt von deinem Ausgangszustand ab, aber die Rechnung fällt seltener zugunsten des Abos aus als vor drei Jahren.

Was du diese Woche prüfen kannst

1. Liste alle Abos. Kreditkartenabrechnung, Rechnungseingang, Einkauf. Trag Preis, Anzahl der Lizenzen und Kündigungsfrist ein.
2. Zähle die aktiven Nutzer. Die meisten Werkzeuge zeigen, wer sich in den letzten 30 Tagen angemeldet hat. Lizenzen ohne Anmeldung kündigst du sofort.
3. Rechne die Dreijahressumme. Für jedes Abo mit den Preiserhöhungen der letzten zwei Jahre. Sortiere nach Summe.
4. Wähle die drei größten Posten. Für jeden stellst du die Frage aus der Tabelle oben: Was würde ein eigenes System kosten, inklusive Wartung?
5. Prüfe den Ausstieg. Versuch einen vollständigen Export deiner Daten aus dem teuersten Werkzeug. Was dabei fehlt, sagt dir, wie fest du gebunden bist.

Wenn du bei Schritt vier Hilfe bei der Einschätzung brauchst, findest du unter Individuelle Entwicklung, wie wir solche Projekte angehen. Für eine erste Einschätzung ohne Verpflichtung reicht eine kurze Nachricht.