Prozessautomatisierung mit n8n -
self-hosted, datenschutzorientiert, ohne Lizenzabrechnung je Ausführung.

Prozessautomatisierung heißt, dass Software wiederkehrende, regelbasierte Arbeit erledigt statt Menschen: Ein Auslöser feuert (ein Formular, ein Webhook, ein Zeitplan, ein neuer Datensatz), eine Logik entscheidet, was passiert, und ein oder mehrere Systeme werden beschrieben. n8n ist das Werkzeug, zu dem wir zuerst greifen, weil es die große Mehrheit dieser Abläufe visuell abdeckt und sich selbst hosten lässt. Wenn ein Prozess mehr braucht als eine Workflow-Engine - Datenverarbeitung mit hohem Durchsatz, eigene APIs, eventbasierte Services - bauen wir ihn in Code und hängen ihn an dasselbe Setup. Das Werkzeug ist eine Entscheidung, nicht der Punkt: Der Punkt ist, dass der Prozess ohne Menschen dazwischen läuft und dir gehört.

n8n ist eine Workflow-Automatisierungs-Plattform, mit der du Apps, APIs, Datenbanken und KI-Modelle visuell zu automatisierten Abläufen verbindest - per Drag-and-drop und ohne dass jeder Schritt programmiert werden muss. Im Gegensatz zu reinen No-Code-Tools kannst du jeden Knoten mit eigenem Code (JavaScript oder Python) erweitern. Eingesetzt wird n8n für Lead-Routing ins CRM, Datenanreicherung, Dokumenten- und Rechnungs-Workflows, interne IT- und Ops-Automatisierungen sowie KI-Agenten. Entscheidend: n8n lässt sich selbst hosten, sodass alle Daten in deiner eigenen Infrastruktur bleiben.

Dann zwingen wir es nicht hinein. n8n ist stark in der Orchestrierung: Trigger, Verzweigungen, API-Calls, Retries, Freigabeschritte mit Menschen dazwischen. Es ist nicht die Antwort auf alles - Datenverarbeitung mit sehr hohem Durchsatz, latenzkritische Services oder tief individuelle Geschäftslogik sind in dediziertem Code besser aufgehoben. Solche Teile bauen wir in Python, Rust oder Node, setzen wo sinnvoll einen Event-Bus wie Kafka oder NATS davor und legen eine einheitliche API-Schicht darüber. Beide Welten laufen auf derselben Infrastruktur, und dir gehört alles davon.

Der wichtigste Unterschied ist das Preismodell. n8n zählt einen kompletten Workflow-Lauf als eine einzige Execution - egal aus wie vielen Schritten er besteht. Zapier rechnet pro Task ab, also pro einzelnem Schritt. Bei einem Workflow mit 10 Knoten, der 10.000-mal pro Monat läuft, sind das 10.000 Executions bei n8n gegenüber 100.000 Tasks bei Zapier - ein dokumentierter Kostenunterschied von rund 90 Prozent. Make liegt dazwischen (Operationen pro Modul), bleibt aber wie Zapier ein reines US-SaaS ohne Self-Hosting. n8n ist die einzige der drei Plattformen, die du vollständig auf eigener Infrastruktur betreiben kannst - mit voller Datenhoheit und ohne Mengen-Limits.

Bei moderatem Volumen landen Zapier und Make bei rund 500 bis 800 Euro im Monat. Über drei Jahre sind das 18.000 bis 28.800 Euro - und am Ende besitzt du nichts: keinen Code, keine Workflows, die du mitnehmen kannst, keine Infrastruktur. Ein self-hosted Setup ist ein einmaliger Aufbau plus Hosting, typischerweise deutlich unter 100 Euro im Monat für den Server. Die Workflows, der Code und die Dokumentation gehören dir ab Tag eins.

Bei typischem Workflow-Volumen (50.000 bis 100.000 Executions pro Monat) hast du den Aufbau nach 12 bis 18 Monaten zurück, danach läuft das System zu Hosting-Kosten. Die Zeitersparnis kommt meist früher: Ein einziger automatisierter Prozess, der 20 Stunden im Monat zurückgibt, ist bei 60 Euro Opportunitätskosten pro Stunde rund 1.200 Euro monatlich wert - etwa 14.400 Euro im Jahr. Wir rechnen das vorab an deinen echten Prozessen durch, damit die Entscheidung auf Zahlen beruht.

n8n selbst ist nur ein Werkzeug - DSGVO-konform wird es durch die Art, wie es betrieben wird. Bei einem self-hosted n8n auf einem EU- oder deutschen Server verlassen Kundendaten, API-Schlüssel und Webhook-Inhalte deine Infrastruktur nicht, und es ist kein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit einem US-SaaS-Anbieter nötig. Genau das ist der Vorteil gegenüber Cloud-Automatisierern, die Daten in die USA übertragen. Wir hosten n8n auf deutscher Infrastruktur (Hetzner) und arbeiten nach ISO/IEC 27001:2022 - so ist der Betrieb datenschutzfreundlich aufgesetzt. Das ist eine fachliche Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Es nimmt eine ganze Risikoklasse heraus: Deine Daten erreichen keinen fremden Server, und kein Anbieter hat stehenden Zugriff auf deine Geschäftsdaten. Die Workflows laufen in den ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren von Hetzner in Deutschland oder auf Hosting deiner Wahl, mit TLS 1.3 auf dem Transportweg, Audit-Trails und Backups. Du kontrollierst jeden Datenpunkt und jedes Zugangs-Credential. Im Gegenzug übernimmst du Betriebsverantwortung - genau deshalb bieten wir an, Updates, Monitoring und Backups für dich zu fahren.

Ja. Die n8n Community Edition ist source-available und kostenlos nutzbar - bei Self-Hosting zahlst du nur die Serverkosten, typischerweise rund 5 bis 20 Euro pro Monat auf einem kleinen VPS. Zum Vergleich: n8n Cloud startet bei 20 Euro/Monat (2.500 Executions) und steigt auf 667 Euro/Monat (Business, 40.000 Executions); Zapier-Tarife klettern bei Skalierung schnell in den vier- bis fünfstelligen Bereich pro Monat. Da du self-hosted keine Execution-Limits hast, wachsen die Kosten nicht mit dem Volumen mit. Wir nennen keine pauschalen Projektpreise - jedes Projekt wird individuell kalkuliert.

Nein, und diese Unterscheidung ist wichtig: n8n ist nicht Open Source im strengen Sinne, sondern fair-code unter der Sustainable Use License. Das bedeutet source-available - der Quellcode ist einsehbar und für die interne geschäftliche oder private Nutzung frei. Für die interne Nutzung in deinem Unternehmen fallen keine Lizenzkosten an. Sobald n8n-Zugänge an Dritte weitergegeben oder als gehostetes Angebot bereitgestellt werden, ist eine kommerzielle Lizenz von n8n erforderlich. Für unsere Arbeit heißt das: Wir bauen und betreuen n8n auf deiner eigenen Instanz, die dir gehört. Wir hosten keine Kundenzugänge in einer eigenen zentralen FW-Delta-Instanz, weil genau das lizenzpflichtig wäre.

Alles, was wiederkehrend, regelbasiert und systemübergreifend ist: Lead-Erfassung aus Formularen und Routing ins CRM, Lead-Anreicherung und Scoring, CRM-Datenhygiene (Dubletten, Normalisierung), Drip- und Nurture-Trigger, Rechnungs- und Dokumenten-Workflows, Auftragsabwicklung, Synchronisation zwischen Tools, geplante Reports sowie interne Ops- und IT-Automatisierungen. Die drei teuersten manuellen Prozesse sind in den meisten Unternehmen dieselben: Daten zwischen Systemen verschieben (15 bis 25 Stunden im Monat), Standard-Kommunikation von Hand verschicken (10 bis 20 Stunden) und Reports neu zusammenbauen (8 bis 15 Stunden). Als Maßstab: Delivery Hero spart mit einem einzigen n8n-Workflow über 200 Stunden IT-Arbeit pro Monat, StepStone integriert neue Datenquellen rund 25-mal schneller.

Ja. n8n bringt über 70 KI-spezifische, auf LangChain basierende Knoten mit und unterstützt KI-Agenten, RAG-Pipelines und Vektordatenbanken (Pinecone, Qdrant, Weaviate, Chroma) sowie mehr als 12 LLM-Anbieter. Über Ollama lassen sich lokale Sprachmodelle einbinden - so läuft eine komplette LLM-Pipeline auf deinem eigenen Server, ohne dass Daten an externe APIs abfließen. Das ist souveräne KI: Automatisierung mit der Intelligenz eines Sprachmodells, aber unter voller Datenkontrolle.

Das übernehmen wir, wenn du möchtest. Managed n8n bedeutet bei uns: Wir richten den Server ein (Hetzner Deutschland), spielen Updates und Sicherheits-Patches ein, überwachen die Workflows, sorgen für Backups und greifen bei Fehlern ein. Anders als bei einem SaaS-Abo gehört die Lösung aber dir - du bekommst vollen Zugriff, die Workflows und die Dokumentation. Du kannst den Betrieb jederzeit selbst übernehmen oder zu einem anderen Dienstleister wechseln. Kein Lock-in.

Dir gehören der Code und die Workflows, also kannst du ergänzen, was du brauchst - selbst, mit deinem Team, mit jedem Entwickler deiner Wahl oder mit uns. Kein Anbieter hält Funktionen hinter dem nächsten Tarif zurück, und es gibt keine technische Obergrenze für die Zahl der Workflows oder Executions. Wartungs- und Ausbaupakete gibt es, notwendig sind sie nicht.

Nein. Das System läuft eigenständig: Fehlerbehandlung, Retry-Logik, Monitoring und Alerting sind Teil des Aufbaus und keine Nachrüstung. Du bekommst eine vollständige Dokumentation und, wo es sinnvoll ist, eine Übersicht über die laufenden Workflows. Die meisten Kunden öffnen den Editor nach der Übergabe nie wieder - und wer will, kann es jederzeit, weil alles dokumentiert und offen ist.

In zwei Fällen fast immer: wenn dein Automatisierungs-Volumen wächst (dann explodieren die Task-basierten Kosten von Zapier/Make, während self-hosted n8n flach bleibt) und wenn Datenschutz relevant ist (dann gewinnst du mit EU-Self-Hosting die Datenhoheit zurück). Bei kleinen, statischen Setups mit wenigen hundert Läufen pro Monat kann der bestehende SaaS-Tarif ausreichen. Wir migrieren bestehende Zapier- und Make-Szenarien zu n8n und rechnen die Einsparung über 1 bis 3 Jahre vorab durch, damit der Wechsel auf Zahlen beruht und nicht auf einem Bauchgefühl.

In fünf Schritten: Erstens Analyse - wir kartieren deine Prozesse und identifizieren die Workflows mit dem höchsten Hebel. Zweitens Build - wir bauen die Workflows auf deiner Infrastruktur. Drittens Test - jeder Ablauf wird mit echten Daten und Fehlerfällen geprüft. Viertens Go-live - kontrollierter Produktivstart mit Monitoring. Fünftens Übergabe - du erhältst Zugang, Dokumentation und auf Wunsch eine Schulung. Einfache Setups sind in wenigen Tagen produktiv, komplexere Integrationen brauchen einige Wochen.